e-Arşiv nedir dersek kısaca elektronik fatura türüdür diyebiliriz. Kağıt ortamında düzenlenme, muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturanın, elektronik ortamda oluşturulması, e-posta ile iletimi, elektronik ortamda muhafazası, elektronik ortamda ibrazı, e-Arşiv nedir sorusunun kapsama alanına giriyor.
İnternet üzerinden hizmet ve ürün satışı yapan herkes, 433 numaralı Vergi Usul Kanunu gereğince e-Arşiv faturasına geçme zorunluluğu taşıyor. Zorunluluğu olan şirketler dışında sisteme girmek isteyen gönüllü firmaların e-Arşiv uygulamasına geçmesinde sorun bulunmuyor.
GİB Portal üzerinden kesilen faturalar, gün içerisinde aynı firmaya birden çok kez fatura kesiyorsa da, GİB Portal toplam fatura tutarını esas alıyor. Kesilen faturalardan ilki iptal edilse bile iki faturanın toplamı değerinde e-Arşiv faturası kesilmesi gerekiyor. e-Arşiv kullanmak zorunda olmayan şirketler, e-arşiv kullanarak fatura kesim masraflarını %80‘e kadar azaltabiliyor.
e-Arşiv ile e-Faturanın farkı nedir?
e-Fatura, mükellefi olan şirketler arasında elektronik ortamda fatura gönderilip alınmasını sağlayan elektronik fatura türüdür. e-Arşiv ise, e-Fatura sistemine dahil olmayan kurumlar ve kişilere eletronik ortamda fatura gönderilebilmesini ve saklanmasını sağlayan e-belgedir.
Bu iki elektronik fatura türü sıklıkla karıştırılsa da temelde şu şekilde ayrılabilir:
e-Fatura, yalnızca e-Fatura kullanıcısı olan müşterilere; e-Arşiv faturası ise e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilere de gönderilebiliyor. Küçük ve orta ölçekli firmalar, e-Fatura ve e-arşiv faturayı bir arada kullanarak elektronik ortam üzerinden müşterilerine fatura gönderebiliyor.
Eskiden e-Arşiv nedir sorusunda, bu belgeyi kullanmak için e-Fatura kullanıcısı olma şartı aranıyor olsa da Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yeni kurallara göre bu şart günümüzde ortadan kalktı.
2018 veya sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler Temmuz 2020 tarihinden itibaren e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
e-Arşiv nedir, bu uygulama, kendi bilgi işlem sistemi veya Bakanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanılabiliyor.
İşletmenin süreci tamamen kendisinin yönettiği sistemde, firmalar hazırladıkları altyapı ve yazılım sistemi ile Gelir İdaresi Başkanlığı'na entegre bir şekilde e-arşiv faturası oluşturabiliyor. E-arşiv nedir uygulamasını kullanmak için gerekli olan mali mühür ve zaman damgası işletme tarafından temin ediliyor.
Bakanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sisteminde ise, işletmeler özel entegratörler ya da web tabanlı ön muhasebe programları ile e-arşiv nedir sorusunu görmek için faturaya geçiş yapabiliyor. Tüm süreç, özel entegratörler ya da web tabanlı ön muhasebe programları aracılığıyla yönetiliyor.
e-Arşiv kullanmanın avantajları nelerdir?
e-Arşiv nedir, bu sayede şirketler, tüm fatura işlemleri elektronik ortama taşınacağı için kağıt fatura oluşturma, gönderme ve saklama maliyetlerinden tasarruf sağlıyor. Manuel fatura girişlerinden kaynaklı hataları minimuma indiriyor ve firmalar bu sayede istediği zaman fatura bilgilerine ulaşabiliyor.
Faturaların online olarak gönderilmesi kullanıldığından, gönderim ve onay işlemleri sadece birkaç dakikada tamamlanıyor. Muhasebe departmanının operasyonel yükü hafifliyor ve tüm muhasebe süreçleri daha hızlı ilerliyor.
1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-fatura kullanma mecburiyeti olmayan mükellefler tarafından düzenlenecek olan vergiler dahil toplamı 30.000 TL, (vergi mükelleflerine vergiler dahil toplam tutarı 5.000 TL) olan faturalar e-arşiv fatura olarak düzenlenmek zorunda oluyor.
e-Arşiv, resmileştirildikten sonra 7 gün içinde iptal edilebiliyor. Resmileştirilme tarihinin üzerinden 7 gün geçtiyse e-Arşiv faturasının iptal edilmemesi öneriliyor. e-Arşiv faturalarının sorgulama işlemi GİB’in e-Fatura sitesinden yapılıyor. e-Arşiv nedir, bunlardan oluşuyor.