1 Eylül 2013'ten beri kullanılan E-fatura nedir, aslında yeni bir belge türü olarak sayılmıyor çünkü kâğıt fatura ile aynı hukuki nitelikleri bulunuyor. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında amaç, tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmak oluyor.
Bunun için yurt dışı uygulamalar incelenerek başarıya ulaşmış e-Fatura nedir sorusunun işleyişleri dikkate alınmış ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açık kaynak bir standart olan XML tabanlı ticari hayatın tüm süreçlerini içerecek şekilde etiketlemelere sahip olan uluslararası bir standart olan UBL-TR kabul edilerek e-Fatura sistemi hayata geçiriliyor.
Ticari firma olarak sadece Anonim Şirket, Limited Şirket ve Gerçek / Şahıs Şirketi statüsünde bulunan mükellefler elektronik fatura uygulamasından yararlanabiliyor. Cirosu elektronik faturaya zorunlu geçiş limitinin altında kalan işletmeler yine de e-Fatura nedir sorusunun cevabından yararlanabiliyor.
e-Fatura nedir, kullanımı zorunlu olmayan firmalar da e-Faturaya geçiş sağlayabiliyor. e-Fatura ile birlikte e-arşiv fatura birlikte kullanılabiliyor. Bu sayede, bütün müşterilere elektronik ortamda fatura kesme kolaylığı sağlıyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Faturaların gönderilip alınmasını sağlayan gönderim merkezini yönetiyor. Faturalar elektronik ortamda alıcısına iletiliyor ve çıktı istenildiği zaman alınıyor. Ancak, alıcısına gönderilen her fatura önce GİB'e iletilme zorunluluğu taşıyor. e-Fatura işlemlerinde, GİB Portal, Doğrudan Entegrasyon ve Özel Entegrasyon yöntemlerinden birinin kullanılması gerekiyor.
Faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, paylaşılması ve görüntülenmesi sürecini kapsayan e-Fatura, şu an için sadece madeni yağ lisansına sahip ya da bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı 25 milyon TL üzerinde olan firmalar ve ÖTV'ye tabi kolalı gazoz, alkollü içecek ya da tütün üreten ya da ithal eden firmalar ve bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı da 10 milyon TL üzerinde olan firmalara zorunlu tutuluyor.
Elektronik ortamda düzenlenen e-Faturalar, çevreye sağladığı sürdürülebilirliği dışında şirketlerin maliyetleri konusunda da kar sağlanmasına yardımcı oluyor.
e-Faturanın Avantajları Nelerdir?
Matbu faturayı bastırmak, maliyeden onaylatmak, fatura yazdırmak, imzalamak, kaşelemek, zarflamak, kargolamak gibi iş gücü gerektiren matbu işlemlerini e-Faturaya aktarmak, finansal kaynakları geliştirmeye fırsat sağlıyor.
Operasyonel yükü oldukça azaltan e-Fatura nedir, maliyet avantajı sağlıyor. Kağıt fatura basılırken gereken kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme, mutabakat masrafları ortadan kalkıyor. Ayrıca kağıt fatura basımında neden olan bekleme süreçlerini en aza indirerek dakikalar içerisinde e-Fatura oluşturmayı sağlıyor.
Kağıt faturalarda yapılan manuel girişlerdeki hataları büyük ölçüde ortadan kaldıran e-Fatura nedir, otomatik kontrol seçenekleriyle faturalarda meydana gelebilecek olası hataları da sıfıra indirmeye çalışıyor. Faturaların müşterilere ulaşıp ulaşmadığı ve müşterilerin bunları görüntüleyip görüntülemediği de bu sistem sayesinde belli oluyor.
Yasal olarak her fatura 10 yıl saklanıyor. Bu da işletmeler için büyük bir arşivleme sistemine sahip olmayı gerektiriyor. Dijital arşivleme özelliği sayesinde firmalar, eski faturaları bulmak için zaman kaybetmiyor ve istedikleri zamanda kolayca ulaşabiliyor. Fatura saklamanın gerektirdiği iş gücü ve ekstra maliyetlerden de kurtulmuş oluyorlar.
e-Fatura nedir, muhasebe ile entegre halde çalışmayı da kolaylaştırıyor. Muhasebecilerin her ay senkronize olmuş şekilde çalışarak hataların önüne geçilmesine de yardımcı oluyor. Ayrıca e-Fatura nedir sorusunu bilen ve kullanan firmalar, kurumsal kimlik açısından da daha profesyonel gözüküyor.