Herhalde bir çalışana “İş yerindeki en zor ve en sıkıcı gün hangi gündü?” diye sorsak pek çok çalışan ilk iş gününü anlatır. İlk iş gününde yaşanan olumsuz konular çalışanda o şirketle alakalı bir tramvaya bile sebep olabilir ve hatta sonraki günlerde işle alakalı motivasyonunu olumsuz bir şekilde etkileyebilir.
Girmiş olduğumuz yeni ortam, iş görüşmesi yaptığımız kişiler haricinde herkese yabancı olmamız, şirketin kültürü nasıl, acaba ekip arkadaşlarımla ya da diğer çalışanlarla anlaşabilecek miyim, nasıl bir görevim olacak, işi bana kim ve nasıl öğretecek ya da aktaracak, verdikleri vaatleri yerine getirecekler mi gibi kafamızın içinde pek çok soru ile şirketin kapısından içeriye gireriz. Tam da bu noktada her şey başlar.
Aslında tüm bu süreci şirketlerin lehine çevirmesi çok basit. Öyle sağlıklı bir oryantasyon planı hazırlayın ki çalışanı daha kapıdan girmeden büyüleyin! Diğer bir tabirle kişinin daha şirket bağlılığının oluşmadığı o ilk 2 aylık dönemde gözü sizden başkasını görmesin. Çalışana aşk sarhoşluğu yaşatın 🙂
İlk İş Günü
Peki bir çalışanın ilk iş günü nasıl olmalıdır?
Biz insan kaynakları çalışanlarına ve yöneticilere düşen görevler nelerdir?
Aslında her ne kadar ilk iş günü diye söylesekte süreç çok daha öncesinde başlıyor.
Adaya teklif çıkıldığı an…
Tüm görüşme süreçlerinin olumlu olduğunu ve teklif çıktığınızı düşünün. Aday için bütün o görüşme sürecinin karşılığını nihayet alacağı, eli kalbinde sizden gelecek teklifi beklediği o büyülü an 🙂
Bu noktada yapmanız gerekenler var. Öncelikle iş teklifinizi tüm ayrıntılarla detaylandırın ve çalışana sunun. Teklifi gördüğü an alacağı ücret dışında eğer varsa diğer yan haklarıyla alakalı (yol, yemek, sağlık yardımı, prim – teşvik sistemi, zam dönemi vs.) detaylı bir bilgilendirme sağlayın.
Çalışan teklifi kabul ettikten sonra hazırlaması gereken işe giriş evrak listesini paylaşın. Nelerin istenildiği, eğer şirketin anlaşmalı veya çalıştığı bir sağlık kurumu varsa istenilen sağlık raporlarını nereden alabileceğini ve hatta ücretiyle alakalı bilgi paylaşın. Mümkünse işe girişte çalışanın alacağı sağlık belgelerinin bedelini dahi şirket olarak siz ödeyin, ne de olsa çalışandan siz istiyorsunuz. Şirketiniz için o belgeleri alıyor.
Başarılı şirket olmak kolay değil. Yazının başında ne demiştik?
Çalışanı kapıdan içeri girmeden büyüleyeceğiz 🙂
Çalışanınız işe başlamadan önce kendisiyle ne kadar çok iletişimde kalırsanız işe başlamadan bağlılık tohumlarını kendisine o kadar ekmiş olursunuz.
Haliyle çalışan kendi içerisinde sorgulamalar yapacak "Ne kadar doğru bir karar verdim, bu şirket benim galiba gerçekten mutlu olacağım şirket!" diye düşünmeye başlayacaktır. Çalışana işe başlamadan en az 1 gün öncesinde kaçta şirkette olması gerektiğini, ilk işe başladığı günün nasıl geçeceğini, oryantayson planını içeren bilgilendirici bir e-posta gönderin.
Bu e-posta çalışanı rahatlatacak, içindeki stresi bir nebze de olsa azaltacaktır.
Gelelim çalışanın ilk işe başladığı güne. Çalışan şirkete girdiğinde onu bir İK profesyonelinin karşılaması çok önemli. Karşılama sonrasında eğer mümkünse kahvaltı ikramı veya çay – kahve ikramı ile ortama alışmasını sağlayabilirsiniz.
İlk iş gününe muhakkak şirketle alakalı detaylı bilgilendirmeyi içeren bir oryantasyon sunumu ile başlanmalı. Bu sunumda şirket tarihine, şirketin organizasyon şemasına, hangi departmanların ne tarz işlerden sorumlu olduğuna, şirket uygulamalarına, çalışanı ilgilendiren detaylar olan; yemek molası, kıyafet yönetmeliği, yan haklar gibi her detaya yer verilmelidir.
İşe giriş sözleşme imzaları tamamlandıktan sonra tüm şirketi gezdirip tanışma faslı yapılmalıdır. Çalışan işe başlamadan önce bir bülten hazırlanmalıdır. Hangi pozisyonda hangi ekipte başlayacağı bir bülten ile (Şirket intranet kullanıyorsa intranet kullanmıyorsa farklı platformlarda yapabilirsiniz) bilgilendirilmeli ki çalışan işe başladığında herkes şirkette bir yabancı dolaşıyor… Acaba kim diye meraklı gözlerle bakmasın 🙂
Çalışanın imzaladığı sözleşmeler muhakkak çalışanında erişebileceği ortak bir alanda olmalı. İlk günün heyecanı ile çok detaylı okumaya fırsatı olmayan çalışan sonradan "Acaba bana ne imzalattılar?" diye muhakkak düşünecektir. Bu yüzden güven ortamı oluşturmak adına çalışan ile imzaladığı sözleşmelerin bir nüshası kesinlikle paylaşılmalıdır.
Şirket tanışma gezisi tamamlandıktan sonra gelelim çalışana verilecek gerekli donanımlara. Bu donanımların muhakkak daha öncesinde organize edilmiş olması gerek. Çalışanın işe başladığı gün bilgisayarının henüz hazır olmaması çalışanı demotive edecek ve kendisini değersiz hissetmesine neden olacaktır.
Hoşgeldin Kiti
Vermiş olduğunuz bilgisayarın hızlı ve kullanışlı olması çalışanı etkileyen diğer unsurdur. Teknik donanımlar dışında çalışana "Hoşgeldin Kiti" olarak adlandırılan bir hediye kutusu vermek çalışanı mutlu eden bir hamle olacaktır.
Hoşgeldin Kiti'nin içini tamamen şirket bütçesine göre şekillendirebilirsiniz. Çalışanın işine yarayacak ürünler koyabilirsiniz. Bu kutunun içine eğer şirkette kullanılıyorsa Yemek Kartı da muhakkak eklenmelidir.
Örnekleyecek olursak; ajanda, kupa / termos, kalem, sırt çantası (olmazsa olmaz), powerbank, polar / tişört, çerçeve (ne alaka diye düşünmeyin, çalışanın sevdiği birisinin fotoğrafını verdiğiniz çerçeveye eklemesi ve şirketteki çalışma masasına koyması dahi çalışanın şirkete aidiyetini arttıracaktır :))
Bu hediye kitinde çalışana ne kadar kaliteli ürünler verilirse çalışan o ürünleri günlük hayatında o kadar fazla kullanmak isteyecektir. Bu da işveren markasını öne çıkarmaya yardımcı olacaktır. Metroda, otobüste, her yerde markanızın logolu ürünlerini taşıyan çalışanlar işveren markasını güçlendirecektir.
Tüm bunların ardından İnsan Kaynakları'nın sorumluluğu bitmiş gibi gözükse de aslında daha yeni başlıyor diyebiliriz. Çalışan işe başlamadan önce “Buddy” yani ilk arkadaş uygulaması yapılması çalışanın oryantasyonunu kısaltacaktır.
Buddy Nedir?
Yeni işe başlayan çalışanlara aynı birimde çalışan deneyimli bir çalışanın bir süre sorumluluklar dahilinde yardımcı olarak belirlenmesi olarak açıklayabiliriz. İşe başlayan kişinin buddy'sine sorumluluklarının yazılı olduğu bir liste paylaşılırsa buddy'si olarak belirlenen kişinin de işini kolaylaştıracaktır.
İlk gün öğle yemeğine çıkarılmasından tutun da, fotokopi makinesinin, lavaboların, çay – kahve alabileceği mutfağın yerine kadar, birim içerisindeki yöneticilerle tanışma toplantısının yapılmasına kadar pek çok süreçte çalışana yardımcı olacaktır. Ufak gibi gözüken detayların yeni başlayan ve şirkete tamamen yabancı bir çalışan için oldukça pozitif etkisi olacaktır.
Çalışanın ilk gününü İK oryantasyonundan sonra zorunlu eğitimlerle doldurabilirsiniz. İSG eğitimi ya da şirketin uygun gördüğü teknik eğitimler olabilir. Çalışanın diğer günleri için departman içi oryantasyon planının yapıldığından o departman yöneticisi ile iletişimde kalarak emin olmalıyız ve süreci özellikle ilk 1 ay takip etmeliyiz.
Ara ara çalışanla iletişimde kalarak her şeyin yolunda olup olmadığını teyit etmeliyiz. Çalışanın 1. ve 2. ayı sonunda İK olarak muhakkak birebir görüşme gerçekleştirerek yakın takipte kalmalıyız.
Çalışan mutluluğu önemsiz gözüksede çok önemli bir konu. Çalışanımızı işe girdiği ilk günden etkileyerek uzun vadeli bir yatırım yapabilirsiniz. Başarılı Şirket olmak aslında bu kadar kolay ve basit.
Yazımı bitirmeden önce sizlere bir sorum var. Aslında bunu çok merak ediyorum 🙂
En son çalışanlarınız için gerçekten ne yaptınız?