e-Defter nedir, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen e-Defter, 1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile yürürlüğe girdi.
Elektronik ortamda hazırlanabilmesi için xml formatında bir standarta ve uluslararası kullanıma sahip XBRL (eXtensible Business Reporting Language) Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili'ne uygun olması gerekiyor. Defter ve beratlar, XML dosyası UTF-8 dil kodlaması ile hazırlanıyor. e-Defter nedir, 2022 yılında yürürlüğe giren e-Defter, bütün muhasebe programlarından kayıtları alarak elektronik bir belge oluşturuyor.
e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Defter nedir, bunun için yapılan başvurular sadece elektronik ortamda gerçekleştiriliyor. e-Defter nedir, Tüzel kişi mükellefler için, www.edefter.gov.tr adresindeki başvuru formu ve taahhütnamesini dolduruyor ve başvuruyu yapan kuruma ait mali mühürleri ile onaylamaları gerekiyor.
e-Defter nedir, Gerçek kişi mükellefler için, www.edefter.gov.tr adresindeki başvuru formu ve taahhütnamesini dolduruyor ve kendilerine ait Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik İmza ile onaylamaları gerekiyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’den uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanarak defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükellefleri, e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazını gerçekleştiriyor.
Başvuruyu tamamlamak için izlenmesi gereken adımlar şöyle:
- Mali Mühür ya da Zaman Damgası
- Uyumluluk onayı bir almış yazılımın alınması
- Mevcut programınızın e-Defter formatına göre güncellenmesi
- e-Defteri mükellef saklayacaksa, Türkiye’de uygun arşivleme opsiyonunun seçilmesi.
e-Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleştirilir?
- Yevmiye defter boyutunun sınırı aşmamasına bakıldıktan sonra imzalanıyor,
- Yevmiye defterinin şema ve şematron kontrolü yapılıyor,
- Yevmiye defteri beratı oluşturuluyor ve imzalanıyor,
- Yevmiye defteri beratı şema şematron kontrolü yapılıyor,
- Yevmiye defteri beratı sıkıştırılıyor.
- Hatasız oluşan dosyalar ise Gelir İdaresi Başkanlığı GİB'in sitesine yükleniyor.
e-Defter nedir, defter ibrazı ayda bir mali müşavir, muhasebeci ya da firma sahibi tarafından yapılıyor. 3 ay içinde de düzeltme yapılabiliyor.
Sonraki dönemlerde de ters kayıt atılarak iptal edilip doğrusu atılabiliyor. Zaman damgası kullanılarak özel bir kodla defter beratı oluşturuluyor. Oluşturulan berat, devlete iletiliyor. Maliye denetime geldiğinde daha önceden verilen berat ile muhasebeden o an alacakları beratları karşılaştırıyorlar. Eğer beratlar aynı ise geçmişe herhangi bir kayıt ya da düzeltme atılmamış anlamına geliyor.
Oluşturulan defterler GİB'e gönderilmiyor. Oluşturulan defterler bilgisayarda saklanıyor, Gelir İdaresi Başkanlığı ile oluşturulan şifreli dosya paylaşılıyor ve mali mühür onaylanıyor. e-Defter nedir, e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-Defter uygulamalarına geçişlerde zorunlu olarak 4 milyonu aşan ciro sınırı bulunuyor. Bu ciro sınırına ulaşan firmalar bu uygulamalara geçmekte zorunlu hale geliyor. Bu kapsamda e-Faturaya geçiş yapan firmaların da 1 Ocak 2023 tarihinde e-Deftere geçiş sürecini tamamlamaları gerekiyor.
e-Defterin Avantajları Nelerdir?
e-Defter nedir, avantajları nelerdir, dosyaların elektronik ortamda güvenli şekilde saklanmasını sağlıyor. Bu sayede arşivleme için gereken fazla maliyet ve zamandan da tasarruf edilmiş olunuyor. Ayrıca, sayfa adedine göre kağıt bastırmak ve notere onaylatmak gibi işlerden de mükellefleri kurtarmış oluyor.
Mürekkep masrafını ciddi ölçüde ortadan kaldıran bu uygulama, defterler için yazıcıdan çıktı alınmasına da son veriyor. Operasyonel süreçleri dijitalde kolay şekilde tamamlamaya imkan tanıyan uygulama, aynı zamanda sıfır atıkla çevre dostu bir uygulamadır.