Kurumsal hafıza özellikle iş süreçlerinin yönetilmesi konusunda son derece önemli bir rol oynar. Her kurumsal yapının gerektiği şekilde organize olması gerekir. Eğer iş süreçlerinde kurumsal yapının gereklilikleri yerine getirilemiyorsa burada bir sorun var demektir.
Kurumsal hafıza, iş akışı verilerinin rahat bir şekilde bulunması, teknik dokümanların yedeklenmesi, dijitalleştirilmesi gibi karmaşık konuların üstesinden gelmek için kurumsal hafızanın oluşturulması gerekir. Ancak bunun öncesinde kurumsal hafıza nedir bunu biraz daha açmak gerekiyor.
Kurumsal hafıza nedir sorusunu kısaca şu şekilde yanıtlayabiliriz; bir kurumun çalışanları, müşterileri ve resmi otorite kanalları ile iletişim ağı kurmaktır. Yani bu iletişim ağında belge paylaşımı, üretimi ve gönderim süreçlerini kapsar.
Bahsini geçirdiğimiz bu mevzu bahis belgeler yasal prosedürlerin gerektirdiği süre kadar saklanır, depolanır. Yasal sürecin gerektirdiği süre bittiğinde ise bu veriler imha edilir. Bu sayede bir kurum iletişim süreçlerini en iyi ve güvenli şekilde kayıt altına almış olur. Bu sürece biz kurumsal hafıza diyoruz.
Günümüzde dijitalleşmenin yaygınlaşmasıyla birlikte kurumsal hafıza çok daha iyi bir şekilde muhafaza edilebiliyor ve uzun yıllar veriler saklanabiliyor. İşte kurumsal hafıza nedir dediğimizde önemi buradan bir kez daha anlaşılabiliyor.
Kurumsal Hafıza Neden Önemli?
Kurumsal hafıza nedir sorusundan sonra kurumsal hafıza neden önemlidir konusuna biraz değinmek gerekiyor. Öncelikle kurumsal hafızanın çok çeşitli kaynaklardan gelen verileri kapsadığını belirtmek gerekiyor. Özellikle dijital alandaki gelişmeler, globalleşme veri akışlarının farklı kanallardan sağlanmasına da kapı açmıştır. Akışlardaki veriler yazılı ya da görsel şekilde olabilir. Tüm bu verilerle birlikte çalışanların tecrübelerini de kurumsal hafıza olarak değerlendirmek gerekir.
Her ne kadar dijitalleşme kurumsal hafızada büyük bir kolaylık sağlamış olsa da bir o kadar da karmaşık hale getirmiştir. Bunun sebebi rekabet piyasasının güçlü olması buna bağlı olarak rakiplerden geri kalmamak için iş akışının ve bununla beraber iş süreçlerinin kusursuz bir şekilde devam edebilmesi gerekir. Bununla beraber bu akış içerisinde de kesinlikle kaliteden taviz verilmemesi gerekir.
Belgeleri, dokümanları iyi bir şekilde muhafaza edebilmek ve hatta gerektiğinde şifre yardımı ile korumak ancak bununla beraber istendiği an rahat bir şekilde erişebilmek kurumsal hafızanın devamlılığı açısından mühimdir. Kurumsal hafıza nedir sorusunun temelde yanıtı bu şekildedir.
Her kurumun belirli bir faaliyet raporu vardır. Kurumsal hafıza nedir dediğimizde öncelikle bu faaliyet raporunu göz önüne almak gerekir. Kurumun önceden yaptığı faaliyetler, etkinliklerin yeniden hatırlanması, oradaki verilen arzu edildiği anda ortaya çıkarılması kurumsal hafızanın önemini ortaya koymaktadır.
Kurumsal bellek için bir hizmet ya da ürünün ilk aşamadan son aşamaya kadar nasıl bir süreçte hazırlandığı ve nihayetinde finalde nasıl sunulduğu önemlidir. Bunu ortaya koyabilmek için yine kurumsal hafızaya ihtiyaç vardır. Günümüzde kurumlarda devam eden birtakım aksaklıklar ve problemler gelecekte yaşanmaması için birtakım sistemlere ihtiyaç duyar. Bu sistemler ile potansiyel sorunların önüne geçmek mümkün olur.
Kurumsal hafıza içerisine giren tüm bu iş akışlarının yanı sıra kurumda çalışan personelin de bu zamana kadar kurum için ne yaptığı, nasıl ilerlediği, neler kattığı gibi konular da vardır. Kurumda çalışan bir personelin yaptığı işlerin, ortaya koyduğu başarıların kişi işten ayrılsa bile kaybolup gitmemesi önemlidir. Bu bilgi ışığında kurumun ilerleyişi çok daha hızlı olabilir. Bu birikimi yansıtan belgelere her çalışanın ulaşabilmesi önemlidir. Çünkü yapılan işin üzerine koyarak ilerlemek ancak bu şekilde mümkün olabilir. Sürdürülebilirlik, verimli çalışma ve nihayetinde arzu edilen başarı kurumsal hafızanın korunabilmesiyle mümkün olacaktır.
Kurumsal hafıza nedir dediğimiz genel anlamda bu şekilde bir açıklama yapabiliriz. Bir firmanın ileriye doğru adım atabilmesi için kurumsal hafıza konusunda her daim titiz ve dikkatli olması gerekir. Kurumsal hafıza nedir bir firma için neden önemlidir bu şekilde açıklanabilir. Ancak kurumsal hafıza nedir neden önemlidir sorularının doğru bir şekilde cevaplanması bir firma için önemlidir. Bu sebeple yanlış konulara girmeden, doğru bir çerçevede kurumsal hafızayı değerlendirmek gerekir.