İşletmenin nakit, çek, senet, müşteri, stok, fatura veya banka hesaplarının kayıtları ve hareketleri gibi konuların hepsi, ön muhasebe programının odak alanıdır. Her ölçekteki işletmenin ön muhasebe programına ihtiyacı oluyor.
Ön muhasebe programının yapacağı işlemler, kapsadığı alana göre değişiklik gösteriyor. Ön muhasebe, fatura düzenleme ve iletme, stok durumunun takibi, çalışanların aylık bordro takibi, oluşumun alacaklılarının takibi, oluşumun sahip olduğu nakit paranın takibi, oluşum ve banka arasındaki her türlü işlemin takibi ve çek ve senet değerlerinin takibi gibi işlemleri yapıyor.
Ön muhasebe programıyla bu hareketleri şirketin kendi bünyesinde tutmak, finansal takibi ve olabilecek finansal sorunların önüne geçmeyi sağlıyor. Ön muhasebe programının kullanımına örnek olarak, kasa takibi ile, firmanın günlük gelir gideri yapılıyor. Nakit işlemlerin takibi burada gerçekleşiyor. Alınan veya satılan hizmet ya da ürün karşılığında fatura kesilmesi, bir ürünün nakledilirken sevk belgesinin oluşturulması ise fatura ve irsaliye takibine giriyor.
Ön muhasebedeki her konunun belgelendirilmesi süresince kaybedilecek zaman ve eforu online sürece çeviren yazılımlara ise ön muhasebe programı deniliyor. Ön muhasebe programı, defter ya da Excel aracılığıyla muhasebe işlemlerini kayıt altına alan firmaların işlerini kolaylaştırıyor.
Ön Muhasebe Programı Ne İşe Yarıyor?
Ön muhasebe programı, şirkete dair her şeyi dijital bir ortamda gerçekleştirdiği için sürdürülebilir bir program da sunuyor. E-fatura, e-arşiv, e-serbest meslek makbuzu ve e-ihracatla ön muhasebe programı yapmak şirketler açısından kolaylaşıyor.
Ön muhasebe işlemleri manuel olarak yapıldığında yoğunluk nedeniyle hatalı işlemlere sebep olabiliyor. Bu nedenle ön muhasebe programı şirketlere hem zamandan tasarruf sağlıyor hem de hata payını neredeyse sıfıra düşürüyor.
Formüller, tablolar ve hesaplamalar gerektiren Excel programına nazaran başlangıç seviyesinde bilginin yettiği ön muhasebe programı, çalışanlara kolaylık sağlıyor. Defter ile tutulan kayıtlar bir değişiklik yapılmak istendiğinde uzun süreler sonucu değiştirilse de ön muhasebe programı ile bilgi güncellemek dakikaları alıyor.
Ön Muhasebe Programının Özellikleri Nelerdir?
Tüm finansal işlemler ön muhasebe programı sayesinde tek bir çatı altında toplandığı için tahsilat, ödeme, taksitlendirme gibi işlemler tek yerden gerçekleştirilebiliyor. Müşteri bilgilerinin de tek yerde tutulmasıyla müşteri memnuniyeti sağlanıyor.
Ön muhasebe programları genelde mobil uyumlu olduğu için telefon, tablet gibi cihazlardan da girilerek bilgisayara erişim olunmadığı zaman tek bir yerde işlem takibi yapmak zorunda bırakmıyor. Defter veya Excel tablosunda tutulan bilgilerin güvenliği tam olarak sağlanamıyorken tüm muhasebe bilgileri şifreli ve güvenli ortamlarda saklanıyor ve sadece yetkili kişiler tarafından kullanılabiliyor.
Ayrıca, şirketin karlılık durumu Excel veya defterden saatlerce süren raporlamalarla değil sahip olunan ön muhasebe programıyla da kolayca görüntülenebiliyor. Aynı şekilde, çalışanların bordro, maaş, prim vb. işlemleri de takip edilebiliyor.
Serbest çalışanlar, küçük girişimciler, teknik destek danışmanları, yetkili servisler, avukatlar, emlak danışmanları, eczacılar, ajanslar gibi birçok işletme ön muhasebe programından yararlanabiliyor.
Küçük veya orta ölçekli işletmelerin ön muhasebe programından birini seçerken ihtiyacını ve iş yükünü iyi analiz etmesi gerekiyor. Bu fikrin verilmesi aşamasında en büyük destek firmaların muhasebecilerinden sağlanıyor.
Ön muhasebe programına geçmek isteyen şirketler eski bilgilerini yeni sisteme kolayca entegre edebiliyor. Faturalar internet üzerinden gönderilerek yeni sisteme geçiş kolaylaştırılıyor. İşletme sahibi ve yetkililerinin gün sonunda finansal takibi kolaylıkla yapması için mobil uyumlu ön muhasebe programlarıyla istedikleri yerden şirket takibini de yapmış olurlar.